Cómo automatizar invoicing y accounting en México

Qué vas a lograr

Un flujo donde: el cliente paga → tu sistema genera y envía el CFDI automáticamente → la factura se registra en el software contable → el cobro se concilia con tu banco. Todo sin intervención manual. Empresas con 50-200 facturas/mes ahorran 10-20 horas mensuales.

Requisitos previos

• RFC activo con e.firma (FIEL) del SAT
• Cuenta en Facturama (facturama.io) para timbrado via API, plan desde $299 MXN/mes
• Procesador de pagos: Stripe México o Conekta
• Software contable: CONTPAQi, Aspel SAE, o Quickbooks México
• Cuenta Make.com o Zapier para automatización

Paso 1 — Configurar Facturama para timbrado API

1. Crear cuenta en facturama.io, plan API desde $299 MXN/mes para 50 facturas
2. Subir Certificado de Sello Digital (CSD): panel → Configuración → Certificados → subir archivos .cer y .key + contraseña
3. Configurar datos fiscales: RFC, razón social, régimen fiscal, dirección fiscal
4. Crear catálogo de productos con clave SAT, unidad de medida SAT, descripción, precio e impuestos (IVA 16%)
5. Obtener API Key en Facturama → Desarrolladores (hay versiones sandbox y producción)
6. Probar en sandbox con Postman o la documentación de Facturama

Paso 2 — Conectar procesador de pagos con timbrado

Con Stripe México:

1. En Make.com: Trigger Stripe → Watch Events → evento payment_intent.succeeded
2. Action HTTP → Make a request → POST a la API de Facturama
3. Body JSON: mapea RFC del cliente, correo, conceptos, monto + IVA
4. Segunda Action: Gmail → Send Email → enviar PDF y XML del CFDI al cliente

Con Conekta:

1. Configura webhook en Conekta para evento order.paid
2. Webhook URL: endpoint en Make que recibe JSON del pago
3. Mismo flujo: recibe pago → genera CFDI → envía al cliente

Paso 3 — Sincronizar con software contable

1. Facturama tiene integración directa con CONTPAQi y Aspel via descarga XML automática
2. Configura en Facturama → Integraciones → CONTPAQi: ruta de descarga automática
3. Para Quickbooks México: usa el conector oficial de Facturama en Quickbooks App Store
4. Revisa semanalmente que XMLs descargados coinciden con los pagos recibidos

Paso 4 — Conciliación bancaria automática

1. En Make: cada noche a medianoche → descarga movimientos bancarios del día → compara con facturas timbradas → marca como conciliado o alerta de discrepancia
2. BBVA y Banamex tienen APIs para descarga de movimientos bancarios
3. Genera reporte Excel semanal con estado de cada factura (pagada/pendiente/vencida)

Verificación y troubleshooting

• Error SAT "Certificado vencido": los CSD se vencen cada 2 años, renovar con anticipación en el SAT
• CFDI rechazado por SAT: verifica que la clave de producto SAT es correcta para tu servicio
• RFC de cliente inválido: valida RFC antes de generar CFDI usando endpoint de validación de Facturama
• Factura con datos incorrectos: los CFDIs cancelados requieren motivo de cancelación, proceso en Facturama panel en menos de 5 minutos

Próximos pasos y optimización

• CFDI global: para ventas al público en general sin RFC, configura facturación global en Facturama
• Complemento de pago: automatiza también la generación del complemento al recibir cada pago parcial
• Portal de auto-factura: página donde tu cliente ingresa sus datos fiscales y genera su propia factura

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