Qué vas a lograr
Un funnel con estas etapas automatizadas: Lead llena formulario → aparece en Notion CRM automáticamente → agenda llamada en Calendly → post-llamada envías link de pago Stripe → el pago actualiza el status en Notion. Todo sin CRM de $500/mes.
Costo: Notion Plus $16 USD/mes + Calendly Standard $10/mes + Stripe 3.6% + IVA por transacción + Zapier Starter $20/mes = ~$46 USD/mes base.
Requisitos previos
- Notion cuenta Plus o Business ($16/$18 USD/mes)
- Calendly Standard ($10 USD/mes)
- Cuenta Stripe activada para México
- Zapier Starter ($20/mes) o Make Core ($9/mes)
- Formulario de captación: Typeform, Tally o formulario propio
Paso 1 — Configurar Notion como CRM
- Crea base de datos: New Page → Database → Full page
- Columnas: Name, Email, Empresa, Status (Lead/Llamada Agendada/Propuesta/Cerrado Ganado/Perdido), Fuente, Monto Potencial, Fecha próxima acción, Notas
- Crea vistas: Board (kanban por Status), Table (edición masiva), Calendar
- Habilita API: Settings → Connections → Develop or manage integrations → crea integration y copia token
Paso 2 — Configurar Calendly para ventas
- Calendly → Event Types → Create
- Crea dos event types: Consulta de Diagnóstico (30 min, gratis) y Sesión de Estrategia (60 min, de pago)
- Para event de pago: Event Type → Payments → Connect Stripe
- Configura preguntas de calificación: presupuesto mensual, número de empleados
Paso 3 — Automatizar con Zapier/Make
Automatización A: Formulario → Notion
Trigger: nuevo envío en formulario. Action: crear registro en Notion con todos los campos + Status = Lead.
Automatización B: Calendly → Notion
Trigger: nueva cita creada en Calendly. Action: buscar contacto en Notion por email → actualizar Status a Llamada Agendada + agregar fecha.
Automatización C: Stripe → Notion
Trigger: pago exitoso en Stripe. Action: actualizar registro → Status = Cerrado Ganado + guardar monto.
Verificación y troubleshooting
- Prueba el flujo completo con email de prueba: llena formulario, verifica Notion, agenda cita, verifica actualización de status
- Zapier error "Could not find record": asegúrate que el email coincide exactamente entre formulario y Calendly
- API de Notion no funciona: verifica que la integration tiene acceso a la base de datos específica
Próximos pasos y optimización
- Email sequences: conecta Mailchimp o ConvertKit para follow-up automático post-llamada
- Firma de contratos: integra HelloSign o DocuSign via Zapier
- Dashboard de métricas: vista filtrada en Notion que muestre pipeline value y tasa de cierre mensual
En Weblindrome ofrecemos Transformación digital para ayudarte con esta y otras implementaciones. Solicita una cotización personalizada.